Se ha preguntado a veces el ¿por qué? resultan ineficientes algunas reuniones, mientras que otras son más eficientes, en primer lugar, se deben considerar que las reuniones son necesarias para comunicar, coordinar acciones, tomar decisiones y planificar. Son imprescindibles en cualquier organización; no es posible trabajar con otras personas sin reunirse, de manera informal o formal, tanto en asambleas, conferencias telefónicas o teleconferencias. Las reuniones son inevitables y deben ser productivas; sin embargo, las reuniones realmente productivas son muy escasas.
Frecuente es común escuchar que las reuniones implican pérdida de tiempo, esfuerzos e ilusiones, si usted realizara una encuesta entre sus compañeros laborales, tal vez estas serían algunos de los comentarios en torno a la convocatoria de una reunión: “son una pérdida de tiempo”, “son muy largas y no se llegan a nada”, “con tantas reuniones no podemos trabajar”.
Esto indica que la mayoría de las reuniones son improductivas porque ocurre una combinación de los siguientes errores: no son realmente necesarias, no tienen objetivos claros bien definidos, no están bien desenadas para resolver los asuntos pertinentes a un problema, el papel del facilitador no está claro o sesgado, no asisten quienes deberían asistir, no hay existe buena comunicación, la forma de trabajar con el grupo no está bien resuelta, duran demasiado tiempo y no se llega a ningún acuerdo; por lo tanto una reunión productiva tiene, entonces doce ingredientes bien articulados: es realmente necesaria, tiene objetivos claros, están bien diseñada para conducir adecuadamente el proceso, cuenta con roles claramente definidos, goza de una buena conducción que facilita el desarrollo, está integrada por los participantes necesarios, se garantiza una comunicación adecuada, desarrollo de los puntos de una la agenda, realimentación permanente y fluida, se hace un uso eficiente del tiempo y se logran resultados con eficacia y eficiencia.
A continuación se detallan algunas recomendaciones para que las reuniones sean altamente efectivas y generen los resultados propuestos:
1. Necesidad. ¿Son realmente necesarias?
Si la reunión es realmente necesaria, hay que hacerla. Si no lo es, hay otras opciones que pueden resultar más productivas y eficientes. ¿Hay opciones a la reunión presencial? Claro que si, tal vez pueda hacerse una video conferencia o un chat, las reuniones son muy costosas, vale reservarlas cuando sea realmente necesario, considere el costo de oportunidad, refrigerios, materiales, electricidad; evalúe cada uno de estos costos contra los beneficios se espera de la reunión.
2. Objetivos. ¿Tiene un propósito claro?
Las reuniones productivas tienen un propósito claro, que todos los participantes conocen y comparten. Todos los participantes conocen el fin con precisión el in que se pretende alcanzar con la reunión. Por consiguiente tienen; también conciencia de su naturaleza.
3. Diseno. ¿Están bien diseñadas para conducir el proceso y tratar los contenidos adecuadamente?
Las reuniones deben ser diseñadas y planificadas, no improvisadas. La improvisación de una reunión no garantiza buenos resultados, ni de proceso ni de contenido. El contenido de la reunión es la materia que se va a tratar; la información que se va a considerar. Si se trata de resolver un problema, el contenido es el problema; su análisis y su solución. Si la materia consiste en decidir sobre opciones, el contenido serían las opciones, los criterios y las elecciones correspondientes. El proceso se refiere a la dinámica de interacción necesaria para tratar el contenido adecuadamente.
4. Facilitador ¿Cuenta con una buena conducción que facilita su desarrollo?
Las buenas reuniones cuentan con una conducción que orienta la atención y los aportes de los participantes hacia el logro de los objetivos, con la mayor eficiencia posible. Todo grupo humano necesita de una conducción para ser eficaz. Una buena reunión no es simple conjunto de participantes, por lo tanto requiere de un director que facilite el accionar de cada uno de los participantes.
5. Comunicación. ¿Asegura el proceso una comunicación adecuada?
Las reuniones productivas se caracterizan por buen proceso de comunicación. Sabemos que el proceso de comunicación no solo es emitir un mensaje sino además recibir mensaje. Por esto, las reglas de la reunión debe estar establecer claramente cómo se utilizaran los derechos de palabras.
Todo lo anterior nos indica que con planificación y coordinación de las acciones a seguir tendremos una reunión productiva, garantizado el derecho de participación de todos logrando efectividad y agregando sinergia a los equipos de trabajo; tal como menciona el famoso ex -basquetbolista de la NBA Michael Jordán: “El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia gana campeonatos.”
Msc. Julio Cesar Vargas
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