Una minuta, es el borrador o registro a través de un documento en el que se deja por sentado los principales puntos a tratar en una reunión y consecuentemente los resultados obtenidos en la misma, acompañándolos de algunos datos y especificaciones relevantes
Todo líder de un equipo necesita programar, constantemente, diversas reuniones para abordar cualquier tema o notificar a sus compañeros sobre el avance en cuanto a sus actividades de trabajo. Sin embargo, esto podría tornarse en una situación difícil de controlar por múltiples razones, siendo una de ellas: el desvío de atención, frente a los temas que realmente tienen importancia. Por ello, queremos presentarles esta sencilla forma de guiar los encuentros de trabajo y llevar un registro de todos los puntos que se deban tratar, con la intención de hacer que sus próximas juntas laborales sean mucho más productivas.
¡Estás a cargo!
A la hora de pedirle a una persona que se encargue de realizar la minuta es indispensable que sea alguien con un perfil responsable, debido a que este documento recogerá, de manera resumida, toda la información abordada en la reunión y que, además de ser un respaldo de los resultados obtenidos, servirá para informar a aquellos que no pudieron asistir.
Anota, no transcribas
La minuta no es para transcribir todo lo dicho durante la reunión, como si se tratara de un guion, más bien consiste en tomar notas con pocas palabras para registrar los temas discutidos, propuestas presentadas, resultados, acuerdos, acciones y conclusiones del encuentro.
Valor real
Este documento toma su verdadero valor una vez que llega a manos de todo aquel que necesite conocer o corroborar lo ocurrido, dejando a un lado el mal hábito de pasar la información de boca en boca; justo en ese momento se refleja la gran importancia que tiene una minuta.
El formato
Cabecera
Es importante que esta hoja cuente con su propia identificación, de esta manera evitaremos que se traspapele o que la botemos por no saber de qué se trata.
- En primer lugar, coloquemos el nombre de la reunión, empresa u organización. Asimismo, es importante que identifiquemos el tipo de reunión: semanal, mensual, trimestral o especial para tratar algún tema específico y de interés para el equipo.
- Paso seguido, designemos el tema principal u objetivo del encuentro, acompañado de la fecha, lugar y hora en la que se llevará a cabo.
- Por último, indiquemos el nombre y apellido de quien dirigirá la junta y de la persona que llevará el control de la minuta. A su vez, podemos elaborar una lista con el nombre de cada uno de los participantes, a fin de anotar quienes estuvieron presentes y quiénes no. Esto también podría hacerse en una hoja aparte, queda a gusta del encargado.
Centro
Después de terminar con la identificación correspondiente, es hora de delimitar, si se quiere en cuadros, el espacio donde tomaremos las notas de:
- Puntos a tratar, enumeremos los ítems que previamente se hayan acordado para no perder el enfoque ni dejar que se nos escapen los asuntos importantes. Estos deben ir acompañados con el nombre de quien inicie el debate sobre cada uno de ellos.
- Decisiones, en un cuadro aparte es fundamental anotar la decisión final sobre cada punto tratado, no es necesario escribir todo lo que se dijo, solamente basta con escribir una línea o palabras claves al respecto y la cantidad de votos a favor y en contra, en caso de haber sometido el resultado a votaciones.
- Nuevos puntos, es normal que a la hora de reunirnos para discutir diversos temas surjan otros tópicos de interés para uno o más miembros, sin embargo, atendiendo a lo planificado en nuestra minuta, una vez sean manifestados estos nuevos puntos, se deben anotar como “temas a tratar” en un próximo encuentro y continuar adelante con lo previamente establecido.
Fondo
Al final de nuestra hoja es importante disponer de un recuadro titulado: “Información extra” donde podamos añadir cualquier dato relevante que se haya planteado en el encuentro o que quede pendiente por resolver.
