Con la finalidad de lograr una mayor efectividad de los procesos administrativos, la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA) diseñó el Sistema Integrado de Administración (SIAD).
El Vicerrectorado Administrativo, a través de la Dirección de Informática, asumió la responsabilidad de este proyecto orientado a integrar los procesos más relevantes e influyentes en lagestión gerencial dentro de un Sistema de Información Automatizado.
A los fines de alcanzar el objetivo, se usaron herramientas de última generación acordes con la plataforma tecnológica existente en la UCLA.
Antecedentes
Como parte de la evolución y desarrollo de las tecnologías de información y comunicación de finales de la década de los 90, la UCLA a través del Vice-Rectorado Administrativo bajo la gestión del Prof. Francesco Leone, se propuso desarrollar un proyecto de renovación y modernización de los sistemas administrativos existentes para el momento. Aprovechando la REDUCLA, red de fibra óptica que interconecta todas las unidades académico-administrativas en un solo espectro virtual, y la ejecución de un proyecto de adecuación tecnológica denominado VISION 2000, se comenzó a gestar la idea de integrar los sistemas administrativos en una nueva plataforma tecnológica que permitiese, a través de la REDUCLA, comunicar todos los entes participantes de los diferentes procesos administrativos internos y, a su vez, permitiese un intercambio más dinámico de información con los entes del estado.
Durante la gestión de la Ing. Minerva Arends, directora de Informática, se comenzó a adecuar la plataforma tecnológica de la institución en diferentes fases. La primera consistió en la sustitución de los equipos que no pasaban la prueba del año 2000 y la adaptación de los sistemas de información para el momento. La segunda fase consistió en la adquisición del hardware y software requerido para el desarrollo del proyecto; y última fase contempla el desarrollo e implementación de los nuevos sistemas.
Surgimiento del SIAD
El SIAD es un sistema que integra la contabilidad presupuestaria, patrimonial y financiera, que permite realizar los procesos de planificación y evaluación en términos de mejoramiento continuo y rendición de cuentas.
Su objetivo es sistematizar e integrar los procesos administrativos, financieros y de servicios de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, con la finalidad de mantener la unificación de los datos generados en los diferentes procesos que contemplan la gestión administrativa universitaria, efectuar la actualización en línea de las afectaciones contables y presupuestarias en el momento mismo de originarse las transacciones, incorporar los lineamientos establecidos para el control interno de la documentación que sirve de apoyo a las transacciones efectuadas por el sistema, garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de reglas de integridad de los mismos, mantener la disponibilidad y oportunidad de toda la información generada durante la ejecución de los diferentes procesos y garantizar el manejo de la data histórica para fines de consulta de entes internos y externos a la institución.
Para llevar a cabo la ejecución de tan ambicioso proyecto, se tomó como elemento base la identificación, el estudio y posterior desarrollo de cinco procesos principales que representan la materia prima a desarrollar por el equipo de diseño del SIAD. Dichos procesos conllevan la ejecución de las actividades más importantes en las áreas administrativas, financieras y de servicio, que se conjugan actualmente en las dependencias de la UCLA, y que luego de su correspondiente análisis y mejoras realizadas, son el fundamento preciso para definir las entidades, relaciones y demás reglas del negocio envueltas en el diseño final aquí presentado.
El Sistema Integrado Administrativo está conceptualizado para cubrir las necesidades de información de las unidades centralizadas, descentralizadas y auditoría interna de la institución, partiendo desde la elaboración del Plan Operativo Anual de cada unidad hasta la ejecución real del gasto, abarcando todos los procesos administrativos requeridos para el mismo, generando a su vez, la información para el manejo del sistema de indicadores de gestión, indispensable como apoyo en la toma de decisiones de los diferentes niveles jerárquicos de la institución.
Servicios más eficientes
La Ing. Mariela Duin, directora de Informática de la UCLA, precisó que el SIAD comprende las áreas administrativas, financieras, de recursos humanos y de servicios de la Universidad, mediante un conjunto de módulos totalmente integrados, que utilizan una base de datos única, para satisfacer las demandas de operatividad, control y toma de decisiones en los diferentes niveles, garantizando y permitiendo el cumplimiento del marco legal externo y las normas y procedimientos vigentes en la institución.
Dijo que con la implementación del SIAD, la UCLA garantiza el acceso seguro de los usuarios autorizados para entrar al sistema, cuenta con un registro único de los datos e información oportuna y confiable, y se puede verificar la situación o estatus de un documento en particular.
Señaló la Ing. Duin que la consecución del proceso de integración total entre las personas-aplicaciones-datos y entorno permite, entre otros beneficios, un incremento en la productividad laboral, el apoyo al proceso eficiente de la toma de decisiones, el afianzamiento del Sistema de Control Interno y la generación de la fuente de datos requerida para el establecimiento del Sistema de Indicadores.
Manejo efectivo
De acuerdo con el criterio de Mariela Duin, actualmente todas las unidades administrativas de la UCLA poseen un sistema que les permite controlar sus fondos rotatorios y conocer su disponibilidad bancaria, insumo que requiere la dirección de Finanzas para poder tomar decisiones por cuanto conoce la disponibilidad financiera real de la institución, es decir, las unidades no llevan los documentos a finanzas para que se conozcan sus disponibilidades porque todos los movimientos realizados llegan al nivel central a través del SIAD.
Explicó que con el Sistema Integrado de Administración es posible conocer lo que están procesando las unidades de la UCLA en materia presupuestaria, anteriormente esta información solamente se conocía cuando las unidades procesaban y presentaban sus documentos en físico.
Este tipo de información llega a cada uno de los administradores de las unidades, así como a las autoridades universitarias y a la Auditoría Interna. Recalca la Ing. Duin que el SIAD no solo cumple una función de administración de los recursos financieros, sino también que administra la efectividad de las unidades de servicio.
Modelo para exportar
Actualmente, la UCLA posee una de las más importantes plataformas tecnológicas de las universidades del país. El SIAD es una evidencia de la utilidad de este avance.
Con satisfacción, Mariela Duin manifiesta que las universidades nacionales presentaron sus propuestas con la finalidad de llegar a un modelo único de administración y, el SIAD diseñado por la UCLA, fue considerado el más adecuado para ser implementado en todas las casas de estudios universitarios.Citó que esta casa de estudios aprovechó su experiencia en el manejo de sistemas administrativos para satisfacer sus necesidades tecnológicas.
